Comment gérer les papiers qui s’accumulent ?
20.4.15
Je ne sais pas pour vous, mais de mon coté je suis régulièrement noyée par tous les documents qui s’empilent chez moi.
Entre les papiers administratifs, les lettres, les factures, les articles récupérés dans les magazines, les infos imprimés ici et là, les notes sur des projets à venir, des idées et les 36 000 feuilles que je ne peux ABSOLUMENT pas jeter pour je ne sais quelle raison.
Bref je me retrouve avec des tonnes de feuilles, dont je ne sais pas toujours quoi faire.
Pour pallier à ce problème, j’avais pris l’habitude des carnets. Ca me permet d’éviter les feuilles volantes.
En effet j’ai des carnets pour beaucoup de choses : mon journal de gratitude, mon scanner daybook, mon carnet de projets concrets, un autre pour mes routines…
Mais je n’ai pas toujours le réflexe d’y noter instinctivement mes idées, surtout si celui ne se trouve pas à porter de main.
Alors je le note sur une feuille.
Et un papier en amenant un autre, j’ai très vite fait de me retrouver avec un paquet de feuilles qu’il devient difficile à trier.
Mais dont je ne peux pas me débarrasser non plus.
Régulièrement, j’essaie alors de prendre un dimanche après-midi pour faire le tri.
Mais ayant une tendance à procrastiner, (le fait de se pencher sur des papiers/projets, papiers/idées, papiers/administratifs, favorise la dispersion par l’envie de continuer un projet) et trop souvent, un tri qui pourrait être fait en une heure, va me prendre beaucoup plus de temps.
Pire encore, lorsque j’ai besoin de retrouver un papier précis, et bien c’est encore une perte de temps.
Donc mise à part la paperasse administrative à laquelle je fais toujours attention (ben oui, on ne plaisante pas avec les impôts) concernant le reste (le plus important finalement), mon organisation est plus qu’incertaine.
Mais devrais-je dire était !
Barbara Hemphill, qui est TDA et auteur de Taming the Paper Tiger = dompter le tigre de papier* (jeu de mot entre « tigre de papier » expression chinoise pour désigner quelque chose de menaçant qui ne l’est pas réellement et la paperasse qui, elle, fait vraiment peur ☺) petite partie à mettre à la fin de mon article
Résume le problème ainsi : « les piles de feuilles représentent des décisions qui n’ont pas encore été prises. Il est difficile de se concentrer très longtemps pour prendre une décision concernant chaque papier. Et si un document doit être rangé, une personne atteinte de TDA pourra trouver 17 façons différentes de le classer. Et puis il y a le fait que le tri de papier est plutôt ennuyeux. Notre esprit a tendance à s’éloigner naturellement de cette tâche.
LES DOCUMENTS REPRÉSENTENT DES ACTIONS
Quelle est la solution au problème « trop de papier » ?
Et bien selon Barbara Hemphill, il faut cesser de considérer chaque feuille de papier comme quelque chose sans vie.
Au contraire, il faut y voir une action à faire.
Lorsque vous vous retrouvez devant votre amas feuilles volantes :
Classez-les sous 3 catégories
« A jeter » pour les papiers qui ne vous sont d’aucune utilité
« A ranger » pour tout ce qui doit être classé
« Action » pour tous les papiers qui demandent un peu plus de réflexion par rapport à l’action à prendre. Cela peut être des documents qui vont faire l’objet d’un coup de fil à passer, d’un mail à envoyer, de photocopies à faire, de prise de notes, tout ce qui se rapporte à un projet en cours etc.
Essayer de trier rapidement et de ne pas prendre trop de temps pour vous décider sur la catégorie à choisir.
Vous pouvez vous faire aider par un ami, si la tâche est trop grande. Voire même par un organisateur professionnel.
COMMENT S'ATTAQUER À LA FAMEUSE PILE « Action »
L’excellent site ADDitude, qui comme son nom l’indique (ADD) est un magazine américain dédié aux personnes TDA et TDA/H, mentionne le système PANEC : Paper Action Next Encounter (en gros : Rendez-vous Prochaine Action Papier)
L’idée est de prendre chaque document de la catégorie Action et d’écrire dessus (ou sur un post-it collé dessus) la prochaine action à faire.
Il ne s’agit pas ici, de noter l’action finale ou toutes les actions à prendre, mais juste l’action à venir, et de l’écrire au Stabilo ou en tout cas avec des mots/phrases voyants.
Une fois la prochaine action définie, rangez le document à un endroit qui vous permettra de passer rapidement à l’action suivante.
Donc de manière plus concrète, pour mon cas ça donne : sur un dossier de candidature pour du bénévolat, j’ai noté : « lettre de motivation à écrire » que j’ai ensuite posé bien en évidence sur mon bureau ; j’ai marqué : « à envoyer avant telle date » concernant ma taxe d’habitation ; pour des exercices de math, j’ai noté : « à donner à Joris samedi prochain » ; sur des feuilles remplies d’accords, j’ai écrit « ranger dans étui de ma guitare » etc.
Voila le principe !
Ce système fonctionne vraiment bien pour les personnes TDA et cerveaux droits en général car cela réduit l’incertitude liée à la signification de chaque papier.
Chaque feuille cesse d’être une chose abstraite et on visualise mieux ce qui doit être fait.
Ce qui est parfait pour notre fonctionnement « raisonnement global ».
Chaque document est donc soit à jeter, à ranger, ou à mettre dans la pile action.
Une fois que ce système est mis en place, on prend l’habitude de garder un minimum de papier car l’action à faire (jeter, ranger ou action prochain à noter) est prise de manière automatique.
COMMENT GARDER LE RYTHME
Si le système est très simple, c’est à la catégorie Action qu’il faut faire toutefois attention.
Car là également si on ne note pas tout de suite la prochaine chose à faire, il y a un gros risque de se retrouver avec des tas papiers dont le but n’est pas déterminé.
Et recommencer à tourner en rond.
Alors comment être sûr que ces documents ne vont pas s’entasser dans un coin et prendre la poussière ?
Ce qui est important, c’est de bien poser la prochaine action à faire sur chaque document.
Et seulement la prochaine action.
Pas le résultat souhaité, ni toutes les choses à faire, liés au papier en question, mais juste LA prochaine chose à faire.
Donc pour reprendre un de mes exemples cités plus haut, par rapport aux feuilles d’accords qui trainaient, j’ai noté « à ranger dans étui guitare » et non « à travailler ce week-end ».
Il s’agit ensuite de placer chaque « papier Action » à l’endroit qui nous permettre de mener à bien le projet/but du document.
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